Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digitale Version einer Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, übermittelt und verarbeitet wird. Hier sind die wichtigsten Punkte einfach erklärt:
- Digitales Format: E-Rechnungen werden in einem elektronischen Format erstellt, das maschinell gelesen werden kann, wie z.B. XML oder PDF.
- Automatisierung: Sie ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung in Buchhaltungs- und ERP-Systemen, was Zeit und Kosten spart.
- Rechtliche Anforderungen: In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben für die Verwendung von E-Rechnungen, insbesondere im öffentlichen Sektor.
- Umweltfreundlich: Da sie papierlos sind, tragen E-Rechnungen zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei.
- Schnelligkeit: E-Rechnungen können schneller versendet und empfangen werden als traditionelle Papierrechnungen, was den Zahlungsprozess beschleunigt.
Insgesamt erleichtert die E-Rechnung den Rechnungsversand und -empfang und verbessert die Effizienz im Finanzmanagement.
In Deutschland wird die E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen verpflichtend sein, die Rechnungen an öffentliche Auftraggeber stellen.
Diese Regelung ist Teil der Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die darauf abzielt, den Einsatz von elektronischen Rechnungen im gesamten öffentlichen Sektor zu fördern.
Das bedeutet, dass ab diesem Datum alle Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen Geschäfte machen, ihre Rechnungen in einem elektronischen Format (E-Rechnung) übermitteln müssen. Dies gilt unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrags.
Es ist ratsam für Unternehmen, sich frühzeitig auf diese Änderungen vorzubereiten und entsprechende Systeme zur Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen einzuführen.